Elektronikus számla aláírás és időbélyeg nélkül? Nem lehetséges!

A napokban a konkurens szolgáltatásokat böngészve több alkalommal is belefutottam, hogy egyes cégek ingyenes vagy meglepően olcsó elektronikus számla szolgáltatást kínálnak általában elektronikus aláírás és időbélyeg nélkül. Ez a jelenlegi törvények mellett nem szabályos! Szeretném bemutatni a jogi nyelvet lehetőleg mellőzve, hogy miért nem lehetséges ilyen szolgáltatást létrehozni. Ezek a cégek félrevezetik ügyfeleiket, akik talán a mai napig abban a hitben használják ezeket a szolgáltatásokat, hogy minden rendben van, és törvényesen járnak el.

Jó tudni!

Az elektronikus számla minden esetben minősített elektronikus aláírással és időbélyeggel van ellátva. Aki mást mond, félrevezeti ügyfeleit! Attól, hogy a monitoron megjelenik egy számla képe, még nem lesz elektronikus számla!

időbélyeg kép

A dolog háttere, hogy 2013-ban megváltoztak a kapcsolódó adójogszabályok. Az ÁFA törvény (2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 259.§ 5.) az értelmező rendelkezések között már csak annyit mond: “elektronikus számla: az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be;”

Aki csak eddig jut az ÁFA törvényben, könnyedén gondolhatja, hogy egy sima PDF fájl már elektronikus számla, és érvényes időbélyeg és elektronikus aláírás nélkül is. Sajnos a jogi nyelvezet bonyolultsága miatt tovább kell ásnunk magunkat a szövegben. A 168.§ már leírja, hogy “biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát” és azt is, hogy a “(…)követelménynek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni (…)”

Itt már kicsit szigorodik a dolog, de vegyük észre, hogy a 168.§ a számlákra általában vonatkozik, nem az elektronikus számlákról szól. Aki eddig jut az értelmezésben az joggal gondolhatja, hogy az elektronikus aláíráson kívül valamilyen más módszerrel is lehet biztosítani a sértetlenséget és olvashatóságot. Ez valóban igaz, rengeteg módszer létezik, és léteznek olyan hangzatos rövidítések is, amik viszont semmilyen körülmények között nem alkalmasak erre, de ezekről máskor írok.

Elektronikus aláírás az ÁFA törvényben

Ahhoz, hogy teljesen megértsük a törvényt, meg kell nézni a “Elektronikus számlára vonatkozó szabályok” című részt a 175. paragrafusban. Ez rögtön visszahivatkozik a 168. paragrafusra, és leírja, hogy “hitelességére és adattartalmának sértetlenségére vonatkozó követelményeknek történő megfelelése úgy is biztosítható, ha az elektronikus számlát (…) minősített elektronikus aláírással látják el”.

Ezen nincs mit magyarázni. Az elektronikus számlát el kell látni elektronikus aláírással, mégpedig minősítettel. Benne van a törvényben, ennyi.

A legegyszerűbb egy PDF dokumentumot ellátni ilyen aláírással. Ezt a számla befogadója egyszerűen meg tudja nyitni és ellenőrizni, mert manapság ezt a formátumot már minden eszköz képes kezelni. Lehetséges más módszer is, de ekkor csak bonyolítjuk a számla befogadójának az életét mindenféle csomagokkal és ellenőrzésekkel.

Időbélyeg az Archiválási törvényben

A számla befogadója az elektronikusan aláírt PDF dokumentummal két dolgot tehet:

  1. Kinyomtathatja, de akkor az adóhatóság felé bizonyítania kell, hogy a nyomtatvány megegyezik az eredeti példánnyal ami az eladónál van, ezt pedig nem tudhatja.
  2. Megőrzi az eredeti PDF-et, de akkor pedig meg kell felelnie az Archiválási törvénynek (114/2007. (XII.29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól)

Az első esetben az elektronikus számla kontírozását meg lehet kezdeni, de a számla ilyen formában történő megőrzése egyértelműen nem szabályos.

A második esetben a rendelet többek között leírja, hogy a számla befogadója, “a megőrzésre kötelezett köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, majd – ha az elektronikus aláíráson még nincs elhelyezve – az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt elhelyeztetni az elektronikus dokumentum aláírásán.”

Tehát az elektronikus számlát a befogadó csak úgy tudja archiválni, ha azon időbélyeg van. Ha nincs rajta, akkor rá kell tennie. Ha nem tesz ennek eleget, akkor nem tudja törvényesen archiválni.

A Számlahegynél nem szerettük volna ezt a feladatot ügyfeleink vevőire hárítani, hiszen havi egy-két dokumentum időbélyegzése költséges és időigényes lehet. Különben is, ki akarná, hogy a vevőjének még ezzel is bajlódnia kelljen? Értelemszerűen, az időbélyeget a legjobb az elektronikus számla elkészítésekor rátenni a PDF dokumentumra.

Kell az elektronikus aláírás és az időbélyeg az e-számlára!

Az  a fentiekből látszik, hogy nem lehet megúszni az időbélyeget és elektronikus aláírást ha e-számláról beszélünk. Azok a szolgáltatók akik ezen spórolnak, nem lesznek hosszú életűek. Ha megrendelőik rájönnek, hogy kiállított számláik nem felelnek meg a törvénynek, akkor nyilván új szolgáltató után néznek. Ráadásul egy számlázó rendszer árának elenyésző részét képezik ezeknek a technológiáknak az árai, így értelmetlen kihagyni őket.

Egy átlagos megrendelőnek szerintem nem kéne, hogy számítson, egy számla 10 vagy 20 forintba kerül. Amit figyelembe kellene venniük, hogy a számla törvényes, és a szolgáltatás amit kapnak megéri a pénzét. Mi a Számlahegynél erre törekszünk.